Ya tienes la llamada agendada con una agencia y quieres salir de ahí con una cotización que sepas leer. Empieza por una pregunta que casi nadie hace y que dice mucho de cómo trabajan: "¿La tienda la creas tú y me la transfieres, o la creo yo y te doy acceso de colaborador?".

La respuesta define tres cosas que después cuestan caro si quedaron en el aire: quién es el dueño legal de la tienda, a nombre de qué tienda se compra el theme y quién puede configurar los pagos. Las dos rutas son válidas. Lo que no es válido es que la agencia no sepa explicarte cuál usa y por qué.

Las preguntas de abajo van en el orden en que las vas a necesitar: antes de que te manden la cotización, cuando ya tienes la propuesta en la mano, al momento de dar accesos y después del lanzamiento. Cada una trae la respuesta que quieres oír y cómo comprobarla, porque una respuesta de palabra en una videollamada no vale lo mismo que una cláusula o una pantalla del panel de Shopify. Si todavía no tienes claro qué plan de Shopify te conviene o cómo funciona la plataforma en México, la guía de Shopify para México te da ese contexto antes de sentarte a negociar.

Antes de la cotización

¿Qué necesitas de mí para empezar y cuándo empieza a correr el plazo?

La respuesta que quieres oír es una lista concreta (fotos, textos, logo, catálogo con precios y variantes, políticas de envío y devolución, datos fiscales) y una fecha de arranque que dependa de algo verificable. Lo normal es que el reloj empiece a correr cuando la agencia recibe el material completo, no cuando firmas ni cuando pagas el anticipo.

Esto importa porque, en los proyectos de tienda que hemos hecho, lo que más retrasa la entrega suele ser la espera de contenido, más que el desarrollo. Si la propuesta dice "entrega en seis semanas" sin aclarar desde cuándo, cada día que tardes en mandar fotos se convierte en una discusión sobre quién retrasó qué.

Cómo lo compruebas: pide que la propuesta diga explícitamente qué evento inicia el plazo y qué pasa si el material llega incompleto. Si te mandan una lista de entregables de tu lado, mejor todavía; es señal de que ya lo han vivido.

¿El precio es con IVA y qué queda fuera?

Parece obvia y es la que más sorpresas evita. Muchas agencias publican precios sin aclarar si llevan IVA, y entre una cifra con IVA incluido y la misma cifra "+ IVA" hay 16 % de diferencia en tu presupuesto.

La segunda mitad de la pregunta es todavía más útil. Hay costos que casi nunca entran en una cotización de diseño y que vas a pagar de todas formas: la mensualidad de Shopify, las apps de pago, el theme si es de pago, la migración de productos y clientes desde otra plataforma, e integraciones con tu ERP o tu sistema de facturación. En nuestro plan Lanzamiento, por ejemplo, el precio es con IVA y quedan fuera migración, suscripciones, integraciones y diseño a la medida; la mensualidad de Shopify y las apps las paga la marca. Ese es el nivel de detalle que deberías exigirle a cualquier propuesta, la nuestra incluida.

Cómo lo compruebas: la cotización tiene que decir "con IVA" o "+ IVA" junto a cada cifra, y traer una sección de exclusiones por escrito. Si no la trae, pídela antes de comparar precios entre agencias, porque sin ella estás comparando paquetes distintos.

En la propuesta

¿Cuántas rondas de cambios incluye y cuánto cuesta una extra?

Quieres oír un número, no "los cambios que necesites". Cuando la propuesta no pone límite, ese límite aparece igual, solo que a mitad del proyecto y sin precio acordado.

Pregunta también qué cuenta como ronda. Para algunas agencias, cambiar un color y mover una sección son dos rondas si llegan en correos distintos. Para otras, una ronda es por etapa (diseño de home, páginas de producto, colección). Ninguna es mejor que la otra mientras esté escrita.

Cómo lo compruebas: busca en la propuesta el número de rondas por etapa y el costo por ronda o por hora adicional. Si solo dice "revisiones incluidas", pide que lo conviertan en número.

¿Qué pasa si encuentro un error después de lanzar?

La respuesta que quieres es una garantía en días, por escrito, que cubra errores de desarrollo sin costo. Como referencia, hay agencias en México que publican 90 días de garantía por errores de desarrollo y un mes de soporte después del lanzamiento. Úsalo para calibrar: si te ofrecen 15 días, estás muy por debajo de lo que otras agencias ya ponen por escrito.

Aclara la diferencia entre un error y un cambio. Un botón de compra que no funciona en móvil es un error. Querer otra tipografía después de aprobarla es un cambio. La garantía debería cubrir lo primero y la propuesta debería decir cuánto cuesta lo segundo.

Cómo lo compruebas: la garantía tiene que aparecer en el contrato con fecha de inicio (normalmente el día del lanzamiento), duración y canal para reportar fallas. Una promesa por WhatsApp no es garantía.

¿Quién compra el theme y a nombre de qué tienda?

Un theme de pago de la tienda de Shopify se licencia para la tienda en la que se compró. Eso significa que si la agencia lo compra en una tienda de pruebas suya y después "lo pasa" a la tuya, la licencia no viaja con el archivo.

La respuesta correcta tiene dos variantes: o el theme se compra directamente en tu tienda, o la agencia lo compra en la tienda que va a transferirte. En ese segundo caso, Shopify indica que la agencia debe cobrártelo y que su tarjeta se quita al transferir la tienda, así que la licencia queda en la tienda que termina siendo tuya.

Cómo lo compruebas: pide el nombre del theme, su precio y el comprobante de compra, y confirma que la compra se hizo en tu tienda o en la que te van a transferir. Si la propuesta incluye el theme dentro del precio, pide que lo desglose.

Sobre la propiedad y el acceso

¿Tú creas la tienda y me la transfieres, o te doy acceso de colaborador?

En la primera, la agencia crea la tienda desde su cuenta de partner, la configura y al terminar te manda la transferencia de propiedad a tu correo. Esa invitación caduca a los 7 días si no la aceptas, así que conviene que sepas la fecha aproximada y revises tu bandeja (y la de spam). Después de la transferencia, la agencia conserva acceso de colaborador por defecto. Eso es práctico para el soporte, pero tienes que saberlo para retirarlo cuando ya no lo necesites.

En la segunda, tú abres la tienda con tu cuenta y le das acceso a la agencia como colaboradora. Eres la persona propietaria desde el primer día y la facturación de Shopify queda a tu nombre desde el inicio.

¿Cuál elegir? Si ya tienes una tienda funcionando, la segunda es la única que tiene sentido. Si empiezas desde cero, las dos funcionan. Lo que sí descarta a una agencia es que te pida tu correo y contraseña de Shopify para "entrar más rápido": no lo necesita, y además no hay forma de transferirle la propiedad a un colaborador, así que tampoco hay motivo para que la cuenta quede a su nombre.

Cómo lo compruebas: si es transferencia, pide que la propuesta diga que la propiedad pasa a ti al terminar y antes del último pago, no después. Si es colaborador, el acceso se da desde tu panel, con el método de la siguiente pregunta.

¿Qué permisos vas a pedir?

Shopify tiene un mecanismo para dar acceso sin compartir contraseñas. Tú generas un código de solicitud de colaborador de 4 dígitos en Configuración > Usuarios > Seguridad, se lo pasas a la agencia, y solo quien tiene ese código puede pedirte acceso. La solicitud te llega con un rol autogenerado según los permisos que pidió la agencia, puede mostrar información del partner, y tú decides si la aceptas o la rechazas.

El detalle que casi nadie revisa: los colaboradores pueden pedir todos los permisos, aunque no los necesiten. Una agencia que solo va a diseñar el theme no necesita ver tus reportes financieros ni la configuración de pagos, y una que va a configurar envíos sí necesita esa sección.

La respuesta que quieres oír es una lista de áreas (temas, productos, apps, envíos) con una razón para cada una. Cómo lo compruebas: antes de aceptar la solicitud, revisa los permisos uno por uno y desmarca lo que no te explicaron. Al terminar el proyecto, regenera el código; el anterior deja de funcionar. Y si la agencia deja de entrar, Shopify le quita el acceso solo cuando pasan 90 días sin iniciar sesión, así que no dependas de eso para cerrar la puerta.

¿Quién configura los pagos?

Aquí la respuesta tiene que ser "tú", aunque la agencia te guíe. Solo la persona propietaria de la tienda puede configurar Shopify Payments, así que ninguna agencia puede hacerlo por ti aunque tenga todos los permisos de colaborador.

Para que ese paso no detenga el lanzamiento, ten listos tus datos antes de empezar. Shopify pide para México tu RFC, una cuenta bancaria en México que acepte transferencias SPEI (las cuentas de ahorro no sirven) y, si no logra verificarte de forma automática, una identificación con foto y un comprobante de domicilio. Si vendes como empresa, también piden razón social, RFC y dirección tal como aparecen ante el SAT. Además, tu cuenta necesita tener activada la autenticación en dos pasos.

Cómo lo compruebas: la agencia debería incluir este paso en el calendario del proyecto, con una fecha para que tú lo completes. Si no lo menciona, pregunta en qué momento piensa probar un pedido real de punta a punta.

Después del lanzamiento

¿Hay mensualidad, con qué permanencia y qué incluye?

Muchas agencias ofrecen una mensualidad de mantenimiento o gestión después de lanzar. La pregunta tiene tres partes y las tres importan: cuánto cuesta, a cuánto tiempo te comprometes y qué recibes cada mes.

El precio puede cambiar según el compromiso. Una agencia de mantenimiento en México publica un precio trimestral con IVA incluido desde $12,500 MXN y uno mes a mes desde $15,900 MXN antes de IVA, y en otra página del mismo sitio aparece "$12,500 MXN + IVA, sin contrato". Por eso la única cifra que cuenta es la que te mandan por escrito, con IVA aclarado y con el plazo de permanencia al lado.

Pregunta también cómo se cancela. Un compromiso mensual renovable con aviso de 30 días es un esquema razonable; un contrato anual con penalización por salida anticipada no es malo en sí, pero tienes que saberlo antes de firmar. Y ten presente que los cobros de una agencia o partner van directo de ellos a ti: no aparecen en tu factura de Shopify.

Cómo lo compruebas: el contrato de mensualidad debe decir precio con o sin IVA, permanencia mínima, forma de cancelación y una lista de lo que incluye cada mes (horas, entregables o reportes).

¿Qué me dejas para operar sin ti?

La respuesta que quieres oír incluye tres cosas: una capacitación para tu equipo (subir productos, editar textos y banners, gestionar pedidos), la lista de accesos y apps instaladas con quién paga cada una, y algún documento o video que puedas consultar después.

Una tienda que solo la agencia sabe editar te obliga a pagarle por cada cambio de banner, y esa dependencia termina costando más que la mensualidad que te ofrecieron.

Cómo lo compruebas: pide que la capacitación aparezca como entregable con fecha y duración, y que te entreguen por escrito qué apps quedaron instaladas y a nombre de quién está cada suscripción. Para el resto de lo que deberías exigir antes de firmar, como las señales de alerta en una propuesta y cómo leer un portafolio, revisa nuestra guía sobre cómo elegir quién diseñe tu tienda en línea.

Una pregunta que no tienes que hacer

No pierdas tiempo preguntando si la agencia es "Expert" de Shopify. Shopify retiró esa marca en diciembre de 2023, así que una agencia que todavía la usa como argumento de venta te dice más sobre lo actualizado de su material que sobre su nivel técnico. Lo que sí vale revisar es su nivel actual en el programa de partners, y eso se comprueba en minutos con los pasos de cómo verificar si una agencia es Shopify Partner.

Nuestra recomendación

Imprime estas preguntas o tenlas abiertas en la llamada, y no aceptes ninguna respuesta que no puedas comprobar después. Si una agencia contesta todo bien de palabra pero se resiste a ponerlo en la propuesta, quédate con la resistencia, no con la respuesta.

De todas, las que más pesan son las de propiedad y acceso. Una tienda mal entregada se puede rediseñar; una tienda que no está a tu nombre, con un theme licenciado en otra cuenta y una agencia con permisos totales que nadie revisó, es un problema legal y operativo que se descubre justo cuando quieres cambiar de proveedor. Nosotros preferimos que la tienda esté a nombre de la marca desde el día uno, con permisos de colaborador acotados.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro darle mi contraseña de Shopify a una agencia?

No hace falta. Shopify permite dar acceso con un código de solicitud de colaborador de 4 dígitos que generas en Configuración > Usuarios > Seguridad. Tú apruebas los permisos que pide la agencia y puedes regenerar el código cuando termine el proyecto.

¿Puede la agencia quedarse con mi tienda?

Si la tienda la creaste tú y la agencia entra como colaboradora, no: Shopify no permite transferir la propiedad a un colaborador. Si la agencia crea la tienda y te la transfiere, asegúrate de que la transferencia esté en el contrato y de aceptar la invitación dentro de los 7 días que tarda en caducar.

¿La agencia puede activar Shopify Payments por mí?

No. Solo la persona propietaria de la tienda puede configurar Shopify Payments. Ten listos tu RFC, una cuenta bancaria en México que acepte SPEI y la autenticación en dos pasos activada.

¿Qué garantía debería pedir después del lanzamiento?

Una garantía por escrito, en días, que cubra errores de desarrollo sin costo. Hay agencias en México que publican 90 días; úsalo como referencia para comparar lo que te ofrecen.

¿Los cobros de la agencia aparecen en mi factura de Shopify?

No. Lo que cobra una agencia o partner va directo de ellos a ti y no aparece en la factura de Shopify, así que pide su factura por separado y revisa que el IVA venga aclarado.

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